Oggetto: INFORMATIVA relativa al trattamento dei dati personali relativi alle attività di Marca Treviso e dell’OGD “Città d’Arte e Ville Venete del Territorio Trevigiano” ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

La presente informativa spiega come Marca Treviso fondazione di partecipazione raccoglie, utilizza e tutela i dati personali nello svolgimento delle proprie attività istituzionali e nell’esercizio della propria funzione di coordinamento tecnico amministrativo dell’Organizzazione di gestione della destinazione (“OGD”) “Città d’Arte e Ville Venete del Territorio Trevigiano”.

L’OGD è costituita ai sensi dell’art 9, secondo comma, della Legge della Regione Veneto n. 11/2013 “Sviluppo e sostenibilità del turismo veneto” e opera come “Tavolo di confronto” per la gestione integrata e la realizzazione unitaria delle funzioni d’informazione, accoglienza turistica, promozione e commercializzazione dell’offerta turistica della destinazione.

Il trattamento dei Dati Personali sarà ispirato a liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei Dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza e responsabilizzazione secondo i principi generali definiti dall’art. 5 del GDPR.

1. Titolare del trattamento

La titolare del trattamento è Marca Treviso fondazione di partecipazione, in persona della/del proprio Presidente, legale rappresentante pro tempore, con sede legale in Piazza Borsa n. 4, 31100 Treviso (TV), C.F./P.I. 03182890263, pec marcatreviso@pec.it (di seguito anche solo “Marca Treviso” o “Titolare”).

Marca Treviso ha provveduto alla nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) che è raggiungibile all’indirizzo della stessa in Piazza Borsa n. 4, 31100 Treviso (TV) e tramite l’indirizzo e-mail dpomarcatreviso@gmail.com.

2. Dati personali trattati e fonti da cui hanno origine i dati personali

Marca Treviso raccoglie e utilizza comunemente, nell’esercizio delle proprie funzioni statutarie e nel perseguimento della propria funzione di coordinamento tecnico amministrativo dell’OGD, dati personali (a titolo esemplificativo: nome, cognome, ruolo/incarico aziendale, indirizzo, telefono, indirizzo e-mail, codice fiscale, ecc.) riferibili a molteplici tipologie di soggetti.

Di seguito l’elenco delle categorie di soggetti a cui sono riferibili i dati personali e la specificazione della loro fonte di provenienza.

• Soggetti privati e pubblici aderenti all’OGD. Queste informazioni sono state acquisite in occasione della procedura di adesione all’OGD.

• Rappresentanti e persone riconducibili ai soggetti aderenti all’OGD (amministratori, dirigenti, dipendenti, collaboratori ed esponenti politici, soggetti che ricoprono un incarico di rilevanza pubblica, esponenti sindacali e tutti coloro che, in ragione dei propri scopi istituzionali, rappresentano gli interlocutori naturali dell’OGD). Queste informazioni sono state acquisite in occasione della procedura di adesione all’OGD, conferite dall’Amministrazione di appartenenza, raccolte da registri ed elenchi pubblici con tali finalità oppure spontaneamente comunicate dall’interessato in occasione dell’adesione all’OGD o all’iscrizione e partecipazione a eventi/incontri organizzati e/o partecipati da Marca Treviso, dall’OGD o da altri componenti dell’OGD.

• Soggetti o enti non partecipanti all’OGD quali gli uffici IAT (Informazione e accoglienza turistica), i fornitori di servizi e attività in senso lato connessi alle funzioni istituzionali dell’OGD e altri soggetti verso cui Marca Treviso svolge attività in adempimento alla propria funzione statutaria. Tali informazioni sono raccolte dagli altri soggetti aderenti all’OGD, da registri ed elenchi pubblici con tale finalità oppure sono conferite spontaneamente (ad esempio: mediante scambio di biglietti da visita, contatto telefonico, contatto tramite i siti web gestiti da Marca Treviso) o in occasione dell’iscrizione e partecipazione a eventi/incontri presso Marca Treviso o presso l’OGD o presso soggetti aderenti all’OGD.

• Gli Utenti della Destinazione. Tali informazioni sono conferite spontaneamente (ad esempio: mediante scambio di biglietti da visita, contatto telefonico, contatto tramite i siti web gestiti da Marca Treviso) o in occasione di iscrizione e partecipazione a eventi/incontri presso Marca Treviso o presso l’OGD o presso soggetti aderenti all’OGD.

Nelle situazioni in cui Marca Treviso è destinataria di dati personali comunicati da soggetti terzi, ivi inclusi i soggetti aderenti all’OGD, è onere di questi ultimi, fornire agli interessati adeguata informativa ai sensi del GDPR in merito alla trasmissione dei propri dati ad altri destinatari, ivi inclusa Marca Treviso nel suo ruolo di coordinamento dell’OGD.

3. Finalità del trattamento e base giuridica

I Dati Personali sono trattati per le seguenti finalità.

1. Finalità di svolgimento delle proprie attività statutarie e di coordinamento tecnico amministrativo dell’OGD.

Tale finalità comprende

• L’esercizio di ogni attività svolta in adempimento allo scopo statutario di Marca Treviso nei confronti dei soggetti partecipanti alla stessa e di soggetti terzi.

• L’esercizio delle funzioni di segreteria dell’OGD, quali la gestione delle comunicazioni e dei rapporti con i Comuni e i soggetti aderenti all’OGD, la gestione dei fondi, del conto corrente e degli incassi delle quote, della programmazione e rendicontazione economico – finanziaria dell’OGD, la gestione di bandi per conto dell’OGD, l’organizzazione e la verbalizzazione delle riunioni del Tavolo di Confronto e della Cabina di Regia, la gestione delle ammissioni, delle decadenze e delle esclusioni dall’OGD.

• La gestione del Destination Management action plan (DMAP) dell’OGD, della predisposizione della relazione sullo stato di avanzamento del DMAP e della relazione annuale della Cabina di Regia con trasmissione agli altri componenti dell’OGD di tali relazioni.

• La comunicazione alla Regione delle informazioni e dei dati necessari ai controlli sull’attività dell’OGD.

• L’esercizio delle funzioni di coordinamento dei sistemi di informazione ai turisti e delle attività promozionali dei soggetti aderenti.

• Le attività informative – divulgative a favore dei soggetti aderenti all’OGD e/o di terzi per tutte le finalità di cui al Protocollo di Intesa sottoscritto tra gli aderenti e per l’adempimento delle funzioni statutarie di Marca Treviso.

Tali attività di comunicazione non sono da considerarsi attività di comunicazione promozionale ma oneri informativi ricompresi nell’ambito del rapporto di partecipazione a Marca Treviso e all’OGD.

Il trattamento dei Dati Personali per tale finalità trova la sua base giuridica nell’ art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR, ai sensi del quale il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso, nell’art. 6 part. 1 lett. c) ai sensi del quale il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetta la Titolare del trattamento e in particolare per realizzare le funzioni di cui all’art. 9, secondo comma, della Legge della Regione Veneto n. 11/2013 “Sviluppo e sostenibilità del turismo veneto” e successive disposizioni normative e nell’art. 6 par. 1 lett. f) del GDPR per cui il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse della Titolare del trattamento. Costituisce legittimo interesse della Titolare del trattamento e dei terzi informare e divulgare a favore degli altri componenti dell’OGD e/o di Enti/Imprese del territorio delle attività istituzionali svolte per adempiere a tutte le finalità di cui al Protocollo di Intesa sottoscritto tra gli aderenti all’OGD.

2. Adempimento di obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o da normative UE quali ad esempio obblighi previsti dalla normativa tributaria, fiscale o contabile oppure obblighi relativi alla tutela dei Dati Personali (quali quelli relativi all’esercizio dei diritti degli interessati). Il trattamento dei Dati Personali per tale finalità trova la sua base giuridica nell’ art. 6 par. 1 lett. c) del GDPR, ai sensi del quale il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto la Titolare del trattamento.

3. Finalità di difesa in giudizio per consentire la difesa in giudizio di un diritto o interesse della Titolare dinanzi a qualunque autorità o ente competente. Il trattamento dei Dati Personali per tale finalità trova la sua base giuridica nell’art. 6 par. 1 lett. f) del GDPR per cui il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse della Titolare del trattamento. Costituisce legittimo interesse della Titolare del trattamento esperire mezzi di ricorso per garantire il rispetto dei suoi diritti contrattuali ovvero dimostrare di avere adempiuto agli obblighi nascenti dal contratto con l’interessato o imposti alla Titolare del trattamento dalla legge.

4. Destinatari ed eventuali categorie di destinatari dei Dati Personali

Ferme restando le comunicazioni effettuate in esecuzione di obblighi di legge, i Dati Personali potranno essere comunicati, in conformità con la normativa in materia di trattamento dei Dati Personali ai seguenti soggetti.

• Alla Regione Veneto e agli uffici dalla stessa delegati per il controllo e il coordinamento delle attività svolte da Marca Treviso in favore dell’OGD.

• Ai soggetti che prestano attività funzionali alla gestione e alla realizzazione delle attività svolte nell’interesse dell’OGD ivi compresi fornitori generali, consulenti, fornitori di elaborazione dei servizi IT o fornitori di pagamenti.

• A personale interno debitamente autorizzato ed istruito sulle politiche di trattamento dei Dati Personali.

• A qualsiasi organo di pubblica sicurezza o di regolamentazione, ente governativo o autorità giudiziaria laddove sia richiesto dalla normativa applicabile.

• A società incaricate dell’invio di comunicazioni informative.

• A tutti quei soggetti pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche, qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale al corretto adempimento degli obblighi contrattuali assunti in relazione ai servizi di Marca Treviso nonché degli obblighi derivanti dalla legge ovvero nel caso di accertamento, esercizio o difesa di un diritto.

5. Trasferimento dei Dati Personali al di fuori dell’Unione Europea

Per determinate attività di trattamento, la Titolare può trasferire i Dati Personali a parti esterne ubicate in paesi che non appartengono all’Unione Europea (UE) o allo Spazio Economico Europeo (EEA) (di seguito, “Paesi Terzi”). La legittimità di tale trasferimento è effettuata nel rispetto delle garanzie appropriate e opportune ai fini del trasferimento stesso e in particolare nel rispetto del principio generale per il trasferimento di cui all’art. 44 GDPR, dell’esistenza di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea ai sensi dell’art. 45 GDPR, di garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 GDPR – comprese le clausole tipo di protezione dei Dati adottate dalla Commissione secondo la procedura d’esame di cui all’articolo 93, paragrafo 2 GDPR (SCC) – e in presenza di una delle specifiche situazioni di deroga di cui all’art. 49 GDPR, tra cui il consenso esplicito al trasferimento da parte dell’interessato. Alcuni Paesi Terzi sono stati infatti autorizzati dalla Commissione Europea con apposita “decisione di adeguatezza” in quanto forniscono una protezione simile a quella della normativa UE in materia di protezione dei Dati e, pertanto, non sono necessarie tutele legali supplementari. Nel caso di paesi esteri che non abbiano ottenuto tale autorizzazione, saranno invece adottate garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 GDPR. L’elenco dei Paesi Terzi contenente altresì le garanzie appropriate adottate dalla Titolare per il trasferimento sarà aggiornato di volta in volta e/o disponibile su richiesta. La preghiamo di contattarci all’indirizzo privacymarcatreviso@gmail.com se desidera chiedere di poter visionare tale elenco e una copia delle specifiche tutele applicate all’esportazione dei Dati.

6. Conseguenze della mancata comunicazione dei Dati Personali

Per il perseguimento delle finalità di cui all’art. 3 lett. a) e b) il conferimento dei Dati Personali è necessario per poter adempiere agli obblighi contrattuali e/o legali connessi all’appartenenza all’OGD o ai rapporti di qualsiasi natura, contrattuale o istituzionale, in essere con la stessa. La mancata comunicazione dei Dati Personali comporterà l’impossibilità di svolgere nei confronti dei soggetti interessati le attività proprie statutarie e relative all’OGD.

Per la finalità di cui all’art. 3 lett. c) il conferimento dei Dati è facoltativo, non esiste alcun obbligo di legge o contrattuale che imponga all’interessato di fornire i Dati per tale finalità.

7. Periodo di conservazione dei Dati Personali

I Dati Personali sono conservati per il solo periodo necessario alla finalità per cui sono trattati o nei termini previsti da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari applicabili.

Per il perseguimento delle finalità di cui all’art. 3 lett. a), b) e c) i Dati Personali potranno essere conservati per tutta la durata del rapporto intercorrente con l’OGD o con Marca Treviso, di natura contrattuale o istituzionale oltre che per i successivi 10 anni al fine di verificare eventuali pendenze o per il rispetto di ogni eventuale obbligo di legge (ad es. con riferimento all’obbligo di conservazione della documentazione contabile e/o in relazione al decorso della prescrizione civilistica per l’esercizio dei propri diritti contrattuali).

8. Diritti sui Dati Personali

Ai sensi dell’art. 15 e ss. del REG. EU 2016, l’interessato può esercitare i seguenti diritti: (1) chiedere l’accesso ai propri Dati Personali ai sensi dell’art. 15 del GDPR, (2) ottenere la rettifica e/o integrazione dei Dati ai sensi dell’art. 16 del GDPR, (3) chiedere ed ottenere la cancellazione dei Dati ai sensi e nei limiti dell’art. 17 del GDPR salvo non ricorra una delle eccezioni di cui al comma 3 del medesimo art. 17, (4) chiedere ed ottenere la limitazione del trattamento ai sensi dell’art. 18 del GDPR, (5) ottenere la portabilità dei Dati ai sensi e nei limiti dell’art. 19 del GDPR che consente all’interessato di ricevere i Dati Personali forniti alla Titolare in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e – a certe condizioni – trasmetterli a un altro titolare del trattamento senza impedimenti, (6) opporsi, in tutto o in parte, a determinati tipi di trattamento ai sensi dell’art. 21 del GDPR, incluso il trattamento per finalità di marketing e profilazione, (7) revocare il consenso ai sensi dell’art. 7, comma 3 del GDPR senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca, (8) proporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante Privacy), (9) ricevere informazioni chiare, trasparenti e facilmente comprensibili sulle modalità di utilizzo dei Dati Personali e l’esercizio dei diritti, motivo per cui la Titolare fornisce le informazioni contenute in questo documento.

L’esercizio dei diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito. Tutti i diritti potranno essere esercitati trasmettendo apposita istanza alla Titolare al seguente indirizzo e-mail:

privacymarcatreviso@gmail.com.

9. Diritto di opposizione

L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei Dati Personali che lo riguardano effettuati ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. f) GDPR aventi come base giuridica il legittimo interesse della Titolare del trattamento. La Titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i Dati Personali salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

La richiesta di opposizione va presentata trasmettendo apposita istanza alla Titolare al seguente indirizzo e-mail: privacymarcatreviso@gmail.com.

10. Modifiche

La Titolare potrebbe avere la necessità, in considerazione di modifiche normative o di cambiamenti ai propri servizi di aggiornare la presente informativa inserendo la versione modificata della stessa sul Sito. Invitiamo dunque gli Utenti a visionare periodicamente l’apposita sezione del Sito per la verifica e la conoscenza degli aggiornamenti effettuati ferma, laddove necessario, la comunicazione diretta agli Utenti delle modifiche predisposte.